Hva er systematisk HMS-arbeid - internkontroll?

I flere ulike lover er det krav og regler om at produksjon, produkter og tjenester skal oppfylle forskjellige sikkerhets- og kvalitetsbetingelser. Det stilles også krav til lokaler, verneinnretninger og tilrettelegging av arbeidet for å sikre ytre miljø og gi trygghet for dem som gjør jobben. En vanlig samlebetegnelse for dette området er HMS - Helse, Miljø og Sikkerhet.

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (HMS-forskriften) sier at den som leder virksomheten plikter å sørge for systematisk oppfølging av krav regelverket stiller til HMS i sin bedrift. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakere og deres representanter. Hensikten med systemet er å sikre at problemer oppdages og tas hånd om i tide. Internkontroll er kvalitetssikring. Forskriften er utgitt med veiledning og kommentarer. Der kan du se hvordan arbeidet bør legges opp for virksomheter som er små og lite risikoutsatt, og hva som skal til der det er mange ansatte eller stor risiko for helse-, miljø- og sikkerhetsproblemer.

For mindre og mellomstore bedrifter er HMS arbeid for spesialisert og omfattende, og de fleste velger å innhente denne kompetansen for å tilfredsstille gjeldende lovverk.

Hvem gjelder HMS-forskriften for?

HMS-forskriften gjelder for all virksomhet som omfattes av bestemte lover som behandler ulike helse-, miljø- eller sikkerhetshensyn. Disse står listet i forskriftens § 2. Du kan gå ut fra at den gjelder for deres bedrift, så sant dere produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester. Først og fremst er internkontroll arbeidsgiverens ansvar, men alle ansatte har både rettigheter og plikter i forbindelse med HMS-arbeidet.
Rutiner for HMS behøver ikke være særlig omfattende for mindre bedrifter med liten risiko for brann, forurensning, arbeidsulykker osv. Men selve kravet til systematisk HMS-arbeid er det samme for alle virksomheter.

Start med å skaffe dere HMS-forskriften med veiledning. Der står det mer om hvordan HMS-arbeidet kan organiseres, om regelverket rundt og myndighetene som forvalter det.

Hva skal være dokumentert skriftlig?

Selve gjennomføringen av tiltakene er selvfølgelig den viktigste delen av helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet, men deler av bedriftens HMS-arbeid skal være dokumentert skriftlig. Her skal det gå klart fram når og hvordan ulike forhold kartlegges og kontrolleres, og hvordan dere skal forebygge, avdekke og rette opp feil. Det skal også være tydelig hvem som har ansvaret for alle ledd i sikringsarbeidet.

Det skal være skriftlige beskrivelser av:

• hvilke mål virksomheten har for helse, miljø og sikkerhet
• hvordan virksomheten er organisert, blant annet fordeling av ansvar og oppgaver innenfor HMS
• hvordan kartlegging av risiko er gjennomførbart (brev, rapporter, måleresultater og lignende), hva som skal gjøres, når og av hvem, utvikle sikkerhet rutine og handlingsplan for å håndtere feil og mangler
• hvordan HMS-rutinene gjennomgås for å sikre at de fungerer etter hensikten

Hvem forvalter regelverket og hvor finnes det?

HMS-forskriften er knyttet opp mot en rekke lover og forskrifter og forvaltes av flere myndigheter.  Hvilket regelverk som er aktuelt for deg/dere, avhenger av hva slags arbeid som utføres i akkurat din/deres bedrift.  De mest sentrale myndighetene er Arbeidstilsynet, Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap, Forurensningstilsynet og Næringslivets sikkerhetsorganisasjon.  Disse fører tilsyn med at regelverket følges.  Alle etatene har publikasjonskataloger med oversikt over regelverket de forvalter. I tillegg er alle lover og forskrifter gratis tilgjengelige på Internett.

Hvordan lage et HMS-system?

Dette er de viktigste trinnene i utviklingen av et system for å følge opp helse, miljø og sikkerhet i bedriften:
Arbeidsgiver har ansvaret for HMS og bør ta initiativet til å starte arbeidet, men det er viktig at prosessen skjer i samarbeid med arbeidstakere. Sett mål for arbeidet med HMS i deres bedrift, og skriv ned hvordan bedriften er organisert og hvem som har ansvaret for å følge opp HMS-spørsmål.

• Skaff oversikt over hvilke lover og forskrifter som er aktuelle for bedriften. Hvilke det er vil avhenge av hva slags arbeid dere utfører og hvor risikofylt det er.
• Skaff oversikt over hvilke sikkerhetsrutiner som allerede finnes i bedriften. Det kan være rutiner for opplæring, brannøvelser, bruk av verneutstyr osv. Disse kan inngå i internkontrollsystemet.
• Kartlegg bedriften med tanke på risiko. En enkel risikoanalyse kan bestå i stille tre enkle spørsmål: Hva kan gå galt? Hva kan vi gjøre for å forhindre det? Hvordan kan vi redusere konsekvensene hvis det likevel skulle skje?
• Hva slags risiko det er snakk om, vil variere fra bedrift til bedrift. Det kan dreie seg om belastningslidelser, støy, konflikter, kjemikalier, farlige maskiner osv. Kartleggingen gir en oversikt over hva som bør forbedres.
• Lag en handlingsplan på bakgrunn av kartleggingen. Planen skal vise hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det og når det skal være gjort. Selve gjennomføringen av tiltakene er selvfølgelig den viktigste delen av helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet.

I tillegg til den jevnlige oppfølgingen med kartlegginger og tiltak, må bedriften også minst en gang i året gjennomgå selve systemet som er bygget opp og vurdere om det har fungert i praksis eller bør endres.

Hva skjer hvis forskriften ikke følges opp?

Tilsynsmyndighetene kontrollerer at HMS-bestemmelsene overholdes gjennom tilsynsbesøk, stikkprøver eller mer omfattende gjennomgang av hele HMS-systemet i bedriften. Ved brudd på regelverket kan/vil myndighetene gi pålegg om å rette opp forholdet innen en viss frist.  Hvis pålegget ikke etterkommes innen fristen, kan bedriften bli ilagt dagbøter som løper til pålegget er oppfylt.  I alvorlige tilfeller kan det også bli snakk om forurensningsgebyr og politianmeldelser.

Men også mange kunder og leverandører stiller krav til HMS.  Stadig flere krever for eksempel at deres kontraktspartnere og underleverandører kan dokumentere godt HMS-arbeid.  Gode rutiner for HMS kan også få betydning for forsikringspremien. Mangelfulle rutiner kan dessuten føre til problemer med forsikringsoppgjør i et skadetilfelle.